Calcolare manualmente gli importi di ogni fattura, assegnare protocolli progressivi, copiare dati da un foglio all'altro: sono attività ripetitive e soggette a errori.
Le automazioni del Template eliminano questi compiti, garantendo coerenza, precisione e un notevole risparmio di tempo nella gestione quotidiana.
Sistema automatico di generazione protocolli
Ogni documento fiscale (fattura emessa o ricevuta) ha bisogno di un numero di protocollo univoco per la tracciabilità. Assegnare manualmente questi numeri progressivi è noioso e rischioso (potresti saltare un numero o duplicarlo per errore).
Il Template include un sofisticato sistema di numerazione automatica che assegna protocolli univoci a ogni documento (entrata o uscita), mantenendo la sequenza corretta e la tracciabilità completa.
Formato dei protocolli
I protocolli seguono un formato standard che include:
- Anno: L'anno di riferimento (es. "2025")
- Numero progressivo: Numero sequenziale che riparte da 1 ogni anno (es. "0001", "0002", "0003"...)
Esempio: 2025-0042 = Entrata #42 dell'anno 2025
Funzione manuale "Genera protocolli mancanti"
In alcune situazioni potresti avere documenti senza protocollo assegnato:
- Hai importato dati da un altro gestionale senza protocolli
- C'è stata un'incongruenza temporanea nel sistema
- Hai inserito documenti vecchi retroattivamente
- Hai fatto modifiche massive che hanno alterato i protocolli
Per queste situazioni è disponibile una funzione di generazione massiva che assegna protocolli a tutte le righe che ne sono sprovviste.
Come funziona
Il sistema genera protocolli solo per le celle completamente vuote (anche senza spazi o caratteri invisibili). Se una cella contiene già un protocollo, anche parziale o non valido, verrà lasciata intatta. Questo previene sovrascritture accidentali di protocolli esistenti.
Come utilizzarla
- Apri il menu "Azioni rapide"
- Seleziona Entrate/Uscite → "Genera protocolli mancanti"
- Il sistema analizza tutte le righe e identifica quelle senza protocollo
- Assegna automaticamente protocolli progressivi corretti
- Mostra un messaggio di conferma con il numero di protocolli generati
In pochi secondi, anche centinaia di documenti avranno i loro protocolli corretti.
Importante
Il sistema assegna protocolli seguendo l'ordine delle righe nel foglio. Se hai documenti da protocollare con date diverse, assicurati di ordinarli per data prima di generare i protocolli, così la numerazione seguirà l'ordine cronologico corretto.
Sistema automatico per il calcolo degli importi
Calcolare manualmente gli importi di ogni fattura (totale e saldo) è uno degli errori più comuni e frustranti. Un numero sbagliato può causare problemi fiscali e difficoltà nella riconciliazione bancaria.
Calcoli automatici in tempo reale
Il Template include potenti automazioni per il calcolo in tempo reale di tutti i valori economici, eliminando errori di calcolo e garantendo coerenza matematica.
Quando inserisci un documento, il sistema calcola automaticamente:
- Totale documento: Somma di tutti gli importi
- Saldo parziale/totale: Importo ancora da incassare/pagare
Tutti i calcoli avvengono istantaneamente mentre digiti. Modifichi l'imponibile? Gli altri valori si ricalcolano automaticamente.
Segni automatici intelligenti
Una funzionalità particolarmente intelligente è l'applicazione automatica del segno corretto (+ o -) basandosi sulla tipologia di documento e sui settaggi configurati nel foglio Impostazioni.
Esempio "Nota di credito emessa": Importo negativo (-) → diminuisce il fatturato
Tu inserisci il valore numerico, il sistema applica il segno corretto in base al contesto.
Funzione manuale "Ricalcola importi e saldi"
Per garantire la massima precisione, è disponibile una funzione di ricalcolo massivo che verifica e corregge tutti i calcoli del foglio.
Quando utilizzarla
- Dopo importazione dati: Quando importi dati da altri sistemi che potrebbero avere calcoli diversi
- Sospetto errori: Quando i totali non tornano e vuoi una verifica completa
- Modifiche massive: Dopo aver modificato molti documenti manualmente
- Verifica periodica: Come controllo mensile/trimestrale dell'integrità dei dati
- Dopo cambio impostazioni: Se modifichi parametri di calcolo nelle Impostazioni
Come utilizzarla
- Apri il menu "Azioni rapide"
- Seleziona Entrate/Uscite → "Ricalcola importi e saldi"
- Il sistema analizza tutte le righe del foglio
- Ricalcola tutti gli importi secondo le formule corrette
- Aggiorna i saldi progressivi
- Mostra un messaggio di conferma con eventuali correzioni effettuate
Automazioni di data e scadenze
Anche le date e le scadenze vengono gestite in modo intelligente dal Template per ridurre il carico di lavoro manuale.
Calcolo automatico delle scadenze
Quando inserisci una data documento nei fogli Entrate o Uscite, il sistema calcola automaticamente la data di scadenza sulla base dei parametri configurati nel foglio Impostazioni.
Come funziona:
- Inserisci la data del documento (es. 15/03/2025)
- Il sistema legge i termini di pagamento configurati (es. "30 giorni data fattura")
- Calcola automaticamente la scadenza (es. 14/04/2025)
- La inserisce nella colonna "Data scadenza"
Non serve fare mentalmente i conti o usare un calendario.
Termini di pagamento personalizzati
Puoi configurare diversi termini di pagamento nel foglio Impostazioni:
- Giorni fissi: Es. "30 giorni data fattura", "60 giorni fine mese"
- Pagamento immediato: Scadenza = data documento
- Termini specifici per cliente: Clienti premium con termini diversi
Il sistema applica automaticamente i termini corretti per ogni documento.
Alert automatici per scadenze imminenti
Il Template monitora costantemente le scadenze e ti avvisa automaticamente:
- All'apertura: Mostra un alert se ci sono scadenze imminenti
- Evidenziazioni colorate: Righe con scadenze imminenti evidenziate in giallo
- Scadenze superate: Righe scadute evidenziate in rosso
Il sistema ti ricorda automaticamente i pagamenti in scadenza.
Sincronizzazione automatica tra fogli
Uno degli aspetti più potenti (e invisibili) del Template è la sincronizzazione automatica dei dati tra i diversi fogli. Questo mantiene tutto coerente senza che tu debba preoccuparti di aggiornare manualmente le informazioni in più posti.
Come funziona la sincronizzazione
Il Template implementa un sistema intelligente di sincronizzazione automatica che mantiene sempre aggiornati e coerenti i dati tra i diversi fogli. Quando modifichi un'informazione in un punto, il sistema si occupa automaticamente di propagare il cambiamento in tutti gli altri fogli dove quella informazione viene utilizzata.
Vantaggi della sincronizzazione
- Risparmio di tempo: Modifichi una volta, si aggiorna ovunque
- Coerenza garantita: Zero rischio di informazioni contrastanti tra fogli diversi
- Meno errori: Non devi ricordare tutti i posti dove aggiornare un dato
- Meno carico mentale: Non devi tenere traccia manualmente delle dipendenze
- Scalabilità: Anche con centinaia di documenti, tutto resta sincronizzato automaticamente