Prima di iniziare a inserire dati, è importante dedicare qualche minuto alla configurazione del Template. Una configurazione accurata garantisce il corretto funzionamento di tutte le automazioni e dei calcoli automatici.
Step 1: Accedi al foglio Impostazioni
Cominciamo dal principio:
- Clicca sulla tab Impostazioni in basso
- Vedrai diverse sezioni colorate organizzate in colonne
Ogni sezione ha un colore diverso per renderla facilmente riconoscibile. Seguiremo la configurazione da sinistra a destra, una sezione alla volta.
Step 2: Configura i tuoi dati aziendali
Nella sezione "Azienda", compila tutti i campi con le informazioni della tua attività. Questi dati appariranno automaticamente nei preventivi e in altri documenti generati dal Template.
Suggerimento
Puoi aggiungere campi personalizzati nelle righe vuote sottostanti. Ad esempio: "Settore di attività", "Anno di fondazione" o qualsiasi altra informazione che ritieni utile tenere a portata di mano.
Step 3: Personalizza le categorie di entrate
Nella sezione "Categorie_entrate", definisci le tipologie di entrate della tua attività.
Pensa a come vuoi classificare i tuoi incassi. Alcuni esempi:
- Consulenze
- Vendita prodotti
- Servizi di manutenzione
- Formazione
- Abbonamenti
Questa categorizzazione ti permetterà poi di capire rapidamente da dove provengono i tuoi guadagni.
Step 4: Personalizza le categorie di uscite
Nella sezione "Categorie_uscite", classifica i tuoi costi ricorrenti.
Alcuni esempi comuni:
- Software e abbonamenti
- Marketing e pubblicità
- Materiali e forniture
- Servizi professionali
- Attrezzature
Organizzare bene le uscite è fondamentale per capire dove vanno i tuoi soldi e dove eventualmente ottimizzare.
Step 5: Configura i tipi di documento
Nella sezione "Tipi_documento", definisci i documenti che emetti e ricevi, e il loro impatto sul calcolo dei totali.
Importante
Questa configurazione è cruciale per il calcolo corretto dei totali. Presta particolare attenzione alla colonna "Impatto sul totale":
- Somma: aumenta il totale (es. fatture standard)
- Sottrazione: riduce il totale (es. note di credito, stornate)
Le note di credito, ad esempio, devono avere "sottrazione" come impatto perché riducono le entrate effettive.
Step 6: Configura i metodi di pagamento
Nella sezione "Metodi_pagamento", definisci come ricevi e effettui i pagamenti.
Esempi tipici:
- Bonifico bancario
- Contanti
- PayPal
- Carta di credito
- Stripe
- RiBa
Step 7: Configura gli asset finanziari
Nella sezione "Asset", elenca tutti i tuoi contenitori di denaro: conti correnti, carte prepagate, portafogli digitali, contanti.
Questa configurazione ti permette di tracciare con precisione dove finiscono i tuoi incassi e da dove provengono i pagamenti.
Step 8: Personalizza i nomi dei fogli (opzionale)
Nella sezione "Fogli", puoi personalizzare i nomi di tutti i fogli del Template.
Importante
Se rinomini un foglio direttamente nella scheda di Google Sheets, devi aggiornare anche il nome qui nelle Impostazioni. Il Template usa questi riferimenti per tutte le automazioni interne, quindi devono sempre corrispondere.
Step 9: Configura le colonne dei fogli dati (opzionale)
Per ciascun foglio dati, devi specificare in quale colonna si trova ogni tipo di informazione. Questi riferimenti permettono alle automazioni di leggere e scrivere nelle celle corrette.
Importante
Questa è probabilmente la parte più delicata della configurazione. Se in futuro modifichi l'ordine delle colonne in qualsiasi foglio, devi aggiornare anche le lettere corrispondenti qui. Altrimenti le automazioni smetteranno di funzionare correttamente.
Step 10: Configura i link utili (opzionale)
Nella sezione "Link_utili", personalizza i collegamenti rapidi che appariranno in una finestra di utilità.
Puoi aggiungere:
- Il sito della tua banca online
- Il gestionale che usi
- L'email o portale del commercialista
- Il sito dell'Agenzia delle Entrate
- Qualsiasi altro strumento che usi regolarmente
Step 11: Configura i parametri generali (opzionale)
Nella sezione "Altro", imposta i parametri di funzionamento generale. Questi numeri controllano come il Template ti avvisa e organizza le informazioni.
| Parametro | Valore suggerito | Cosa fa |
|---|---|---|
| Scadenze da evidenziare | 30 giorni | Determina quando una scadenza viene considerata urgente e mostrata nell'alert all'apertura del documento |
| Scadenze da visualizzare | 90 giorni | Quanti giorni futuri considerare per mostrare le scadenze nella barra laterale |
| Data scadenza entrate | 30 giorni | Termine di pagamento standard che concedi ai clienti per le fatture emesse (0 = pagamento immediato) |
| Data scadenza uscite | 30 giorni | Termine di pagamento standard che hai per le fatture ricevute (0 = pagamento immediato) |
Nota
Questi sono valori di default. Potrai sempre specificare scadenze diverse per singole entrate o uscite quando le inserisci.