Registrazione Entrate e Uscite
I fogli Entrate e Uscite sono il cuore operativo del Template. Qui registri tutte le fatture emesse (entrate) e ricevute (uscite). Il Template rende questo processo semplice e veloce grazie a calcoli automatici e controlli integrati.
Inserimento fatture e ricevute
Il processo è lo stesso sia per le entrate che per le uscite. Facile da ricordare, veloce da eseguire:
- Vai al foglio Entrate (per fatture emesse) o Uscite (per spese)
- Scorri fino alla prima riga vuota (subito sotto l'ultimo documento inserito)
- Clicca sulla riga e inizia a compilare i campi
Il Template si occuperà automaticamente di calcolare i totali, assegnare il protocollo e controllare i saldi. Tu concentrati sull'inserimento dei dati, il Template si occupa dei calcoli.
Struttura dei fogli
Entrambi i fogli (Entrate e Uscite) condividono la stessa struttura logica. Una volta conosciuta la struttura di uno, conosci anche l'altro. Ecco i campi disponibili organizzati per tipo:
Dati contabili
Le informazioni base che identificano il documento:
| Campo | Cosa inserire |
|---|---|
| Data | Data di emissione (per le entrate) o ricezione (per le uscite) del documento |
| Protocollo | Codice univoco assegnato automaticamente dal Template (formato: ANNO-NUMERO). Perfetto per archiviare i documenti cartacei |
| Cliente/Fornitore | Seleziona dalla lista. Il Template riconosce automaticamente i contatti che hai inserito nell'anagrafica |
| Tipo | Fattura, Ricevuta, Nota di credito, Nota spese, ecc. (configurabile nelle Impostazioni) |
| Numero | Il numero identificativo del documento (es. numero fattura, numero ricevuta) |
| Categoria | Classificazione dell'entrata o spesa (Consulenza, Affitto, Software, Marketing, ecc.) |
Valori economici
Molti di questi campi vengono calcolati automaticamente:
| Campo | Cosa inserire |
|---|---|
| Importo | Valore imponibile del documento (senza IVA, bollo, ecc.) |
| Acconto INPS | Contributo previdenziale quando applicabile (es. 4% per alcune attività). Lascia 0 se non applicabile |
| IVA | Imposta sul valore aggiunto. Generalmente 0€ per regime forfettario, ma il campo è disponibile se serve |
| Bollo | Imposta di bollo (2€ per fatture sopra i 77,47€ senza IVA) |
| Totale | Calcolato automaticamente sommando Importo + Acconto + IVA + Bollo |
| Incassato/Pagato | Importo effettivamente ricevuto o pagato. Compilato quando avviene il pagamento |
| Saldo | Calcolato automaticamente come differenza tra Totale e Incassato/Pagato. Se diverso da zero, la riga viene evidenziata in rosso |
Saldi aperti
Quando il saldo è diverso da zero (cioè c'è una differenza tra quanto dovuto e quanto pagato), la riga diventa rossa. Questo ti permette di individuare a colpo d'occhio tutti i pagamenti in sospeso, sia in entrata che in uscita.
Informazioni di pagamento
I dettagli su come e quando avviene il pagamento:
| Campo | Cosa inserire |
|---|---|
| Metodo | Modalità di pagamento (Bonifico, Contanti, PayPal, Carta di credito, ecc.) |
| Asset | Dove finiscono/da dove provengono i soldi: conto bancario specifico, carta prepagata, cassa contanti, ecc. |
| Data scadenza | Termine per il pagamento. Compilata automaticamente in base alle impostazioni (es. +30 giorni dalla data fattura) |
| Data pagamento | Data dell'effettivo incasso o pagamento. Da compilare quando avviene il movimento |
| Note | Campo libero per annotazioni: pagamenti parziali, accordi particolari, riferimenti, ecc. |
Automazioni intelligenti
Il Template include diverse automazioni che ti fanno risparmiare tempo e riducono gli errori. Vediamole una per una:
1. Generazione automatica dei protocolli
Ogni documento riceve automaticamente un codice progressivo nel formato ANNO-NUMERO (es. 2026-0001, 2026-0002, ecc.). Questo protocollo:
- Viene assegnato in base alla data del documento
- È univoco per ogni anno
- È perfetto per organizzare l'archivio cartaceo
2. Calcoli automatici
Il Template calcola in tempo reale:
- Totale documento: Importo + Acconto INPS + IVA + Bollo
- Saldo: Differenza tra Totale e Incassato/Pagato
- Tutti i riepiloghi: I totali nei fogli si aggiornano istantaneamente
Non servono calcolatrici o formule manuali.
3. Date di scadenza automatiche
In base alle impostazioni configurate, il Template compila automaticamente la data di scadenza:
- Per le Entrate: aggiunge i giorni di pagamento che concedi ai clienti
- Per le Uscite: aggiunge i giorni di pagamento che hai per le spese
Puoi sempre modificarla manualmente per casi specifici, ma nella maggior parte dei casi il valore automatico è quello giusto.
4. Monitoraggio saldi con evidenziazione visiva
Il Template monitora costantemente lo stato dei pagamenti e usa un approccio visivo immediato:
- Riga rossa: Documento con saldo aperto (non completamente incassato/pagato)
- Riga normale: Documento completamente saldato
Basta un'occhiata per individuare i pagamenti in sospeso.
Consigli per un uso efficace
Alcuni suggerimenti per una gestione quotidiana efficiente:
1. Mantieni l'elenco ordinato per data
Ordina i documenti per data per avere una visione cronologica chiara:
- Clicca sulla freccetta dell'intestazione "Data"
- Seleziona "Sort column" → "Sort A to Z"
L'ordine cronologico è il modo più naturale per consultare le entrate e uscite.
2. Sii meticoloso nella compilazione
Anche se alcuni campi sembrano secondari, compilali tutti. Un domani potresti aver bisogno di:
- Sapere con che metodo è stata pagata una fattura
- Verificare su quale conto corrente è arrivato un bonifico
- Controllare le note su un accordo particolare
Meglio avere un dato in più che doverlo cercare quando serve.
3. Controlla regolarmente i saldi
Dedica 5 minuti a settimana per:
- Verificare tutte le righe rosse (saldi aperti)
- Sollecitare i clienti per i pagamenti in ritardo
- Programmare i pagamenti delle spese in scadenza
- Aggiornare le date di pagamento quando i soldi effettivamente si muovono
La gestione finanziaria proattiva è la chiave per evitare problemi di liquidità.
4. Usa categorie coerenti
Definisci un sistema chiaro di categorie nelle Impostazioni e usalo sempre:
- Per le Entrate: classifica per tipo di servizio o prodotto
- Per le Uscite: raggruppa per natura della spesa (Marketing, Software, Consulenze, ecc.)
Categorie coerenti producono report e analisi significativi.
5. Utilizza il campo note strategicamente
Il campo note è perfetto per:
- Riferimenti: "Fattura relativa al progetto X"
- Accordi particolari: "Sconto 10% concordato per volume"
- Dettagli sul servizio: "Consulenza per migrazione server"
- Promemoria: "Da inviare copia cartacea per posta"
6. Gestisci i pagamenti multipli con le note
Per tracciare più pagamenti sulla stessa fattura, usa il campo note in questo modo:
Esempio: "Acconto 500€ il 20/06, saldo 720€ il 30/06"
Nel campo "Incassato/Pagato" inserisci sempre il totale complessivo (1.220€ nell'esempio), così il saldo si chiude correttamente. Le note ti permettono di tenere traccia dei singoli movimenti.
La regola d'oro
Registra subito, non dopo. Appena emetti una fattura o ricevi una spesa, inseriscila nel Template. Non aspettare la fine del mese: la contabilità puntuale è contabilità accurata.