Creare un preventivo professionale richiede tempo: dati del cliente, elenco prodotti e servizi, calcoli, formattazione. Il foglio Preventivo automatizza gran parte di questo processo.
Sfrutta le informazioni già presenti nel sistema — anagrafica clienti e catalogo prodotti — per assemblare automaticamente documenti professionali pronti da inviare. Calcoli automatici, segnaposto aggiornati in tempo reale e dati del cliente compilati istantaneamente.
Come creare un preventivo
La procedura è stata progettata per essere il più intuitiva e veloce possibile. Ecco i passaggi step-by-step:
1. Apri il foglio Preventivo
Vai alla scheda Preventivo nella parte inferiore della finestra di Google Sheets.
2. Seleziona il cliente
Nella sezione dedicata ai dati del cliente:
- Usa il menu a tendina per scegliere il cliente dall'anagrafica
- Tutti i dati fiscali e di contatto vengono compilati automaticamente
- Se il cliente non esiste ancora, vai prima nel foglio Clienti per aggiungerlo all'anagrafica
Suggerimento
Non vedi il cliente nel menu a tendina? Controlla di averlo inserito correttamente nel foglio Clienti. Il Template mostra automaticamente solo i clienti con almeno la Ragione Sociale compilata.
3. Scegli il tipo di documento
Utilizza il menu a tendina alla voce "DOCUMENTO" per selezionare tra:
- Preventivo: per offerte commerciali
- Fattura proforma: per documenti informativi pre-fattura
- Fattura di cortesia: per documenti di cortesia senza valore fiscale
Personalizza le opzioni
Per modificare le opzioni disponibili, clicca sull'icona a forma di matita che appare a destra quando fai doppio clic sul campo. Nella finestra che si aprirà potrai aggiungere, modificare o rimuovere le voci del menu a tendina. Le modifiche si rifletteranno in tutti i nuovi preventivi che creerai.
4. Configura le informazioni del documento
Compila i campi principali del documento:
- Data documento: Imposta la data
- Condizioni di pagamento: Es. "30 giorni data fattura", "Bonifico bancario anticipato", ecc.
- Scadenza: Data entro cui il pagamento deve essere effettuato
- Metodo di pagamento: Bonifico, contanti, assegno, carta, ecc.
- Stato: Seleziona "Da pagare" o "Pagata"
5. Aggiungi i prodotti/servizi
L'integrazione con il Catalogo semplifica l'inserimento:
- Inserisci il codice: Nella colonna "Codice", usa il menu a tendina che mostra tutti i codici disponibili dal tuo Catalogo
- Compilazione automatica: Descrizione, prezzo e IVA si compileranno automaticamente dal Catalogo
- Calcoli in tempo reale: I totali di riga e del documento si aggiornano istantaneamente
- Segnaposto dinamici: Le descrizioni con segnaposto (come
{anno}o{mese|testo}) si aggiornano automaticamente con i valori correnti
Suggerimento
Puoi anche inserire manualmente i dati senza usare il Catalogo. Basta compilare direttamente i campi Descrizione, Prezzo e IVA. Utile per servizi "una tantum" che non vale la pena aggiungere al Catalogo.
6. Personalizza e completa il documento
- Modifica le quantità per ogni prodotto/servizio se necessario
- Modifica le descrizioni per personalizzazioni specifiche del cliente
- Aggiungi note o condizioni speciali nella sezione dedicata in fondo al documento
7. Verifica il totale documento
Prima di procedere, fai un controllo finale:
- Controlla che tutti i calcoli siano corretti
- Verifica la corretta applicazione delle imposte (IVA)
- Rileggi le descrizioni per eventuali refusi
- Assicurati che i dati del cliente siano completi e corretti
8. Genera il PDF
Una volta che il documento è pronto:
- Vai su File → Stampa (o usa la scorciatoia Ctrl+P / Cmd+P)
- Nella finestra di stampa, seleziona "Salva come PDF" come destinazione
- Clicca su "Salva"
- Il documento è pronto per essere inviato al cliente.
9. Archivia il documento
L'organizzazione è fondamentale per ritrovare i documenti quando servono:
- Crea una cartella "Preventivi" (o "Fatture Proforma") nel tuo Google Drive
- Organizza per anni:
Preventivi/2025/ - Eventualmente per cliente:
Preventivi/2025/Cliente X/ - Conserva anche una copia locale su PC o supporto esterno come backup
Importante
Anche se i preventivi non hanno valore fiscale, è buona pratica conservarli organizzati. Ti aiutano a tracciare le offerte fatte, i prezzi proposti, e sono utili per eventuali contestazioni o richieste di chiarimenti da parte dei clienti.
Creazione di fogli Preventivo multipli
Puoi duplicare il foglio Preventivo per creare varianti personalizzate.
Come procedere
- Fai clic destro sulla scheda del foglio "Preventivo"
- Seleziona "Duplica" dal menu contestuale
- Rinomina il nuovo foglio mantenendo il prefisso "Preventivo" seguito da un identificativo specifico
Esempi di nomi:
- Preventivo Web
- Preventivo Consulenza
- Preventivo Manutenzione
- Proforma Sviluppo
- Proforma Design
Vantaggi di questa configurazione
- Template personalizzati per diversi settori o servizi
- Formattazioni specifiche per tipologie di clienti (B2B vs B2C, pubblica amministrazione, ecc.)
- Testi precompilati per accelerare la creazione di preventivi ricorrenti
- Organizzazione più efficiente del lavoro quotidiano
Importante
Il prefisso "Preventivo" deve corrispondere esattamente a quello configurato nella sezione "Fogli" del foglio Impostazioni. Questo garantisce il corretto funzionamento delle formule e dei collegamenti automatici tra i diversi fogli del sistema. Se modifichi il prefisso nelle Impostazioni, devi rinominare anche tutti i fogli Preventivo di conseguenza.
Personalizzazione avanzata
Se vuoi andare oltre e personalizzare il formato dei dati azienda e cliente che appaiono nel preventivo, il Template ti offre questa possibilità attraverso formule intelligenti con segnaposto. Non è obbligatorio modificarle, ma è possibile farlo seguendo questa procedura.
Step per accedere alle formule
Le celle A6 (dati della tua azienda) e C6 (dati del cliente) contengono formule speciali:
- Clicca sulla cella A6 (area dati azienda) o C6 (area dati cliente)
- Guarda la barra delle formule in alto - vedrai qualcosa come:
=F_SOSTITUISCI_VALORI_AZIENDA( "Nome da cercare"; <= La ragione sociale da trovare nell'anagrafica "Template"; <= Il testo con segnaposto che vuoi personalizzare Range di riferimento <= Il collegamento ai dati (non modificare) )
- Clicca nella barra delle formule per modificare il contenuto (come descritto qui di seguito)
Personalizzazione dati azienda (cella A6)
La formula nella cella A6 gestisce il formato dei tuoi dati aziendali:
=F_SOSTITUISCI_VALORI_AZIENDA(
A5;
"{Indirizzo} {Civico};
{CAP} - {Città} ({Provincia}) - {Paese};
P.IVA: {Partita IVA}; C.F.: {Codice fiscale};
Codice destinatario: {Codice destinatario}";
Azienda[Valore]
)
Questa formula prende i dati aziendali configurati nel foglio Impostazioni (tabella "Azienda" - colonne A e B) e li formatta secondo il Template specificato.
Segnaposto disponibili per l'azienda
{Ragione sociale}- Nome dell'azienda{Indirizzo}- Via o piazza{Civico}- Numero civico{CAP}- Codice postale{Città}- Comune{Provincia}- Sigla provincia{Paese}- Nazione{Partita IVA}- Numero P.IVA{Codice fiscale}- Codice fiscale{Codice destinatario}- Codice SDI per fatturazione elettronica{Email},{PEC},{Telefono},{Sito web}- Contatti
Segnaposto personalizzati
Puoi creare segnaposto personalizzati aggiungendo nuovi campi nel foglio Impostazioni → sezione "Azienda" (colonna A). Ad esempio, potresti aggiungere "IBAN", "Banca", "REA" o qualsiasi altro campo ti serva nei documenti.
Personalizzazione dati cliente (cella C6)
La formula nella cella C6 funziona in modo simile per i dati del cliente:
=F_SOSTITUISCI_VALORI_AZIENDA(
C5;
"{Indirizzo} {Civico};
{CAP} - {Città} ({Provincia}) - {Paese};
P.IVA: {Partita IVA}; C.F.: {Codice fiscale};
Codice destinatario: {Codice destinatario}";
Clienti[#ALL]
)
Questa formula prende automaticamente il nome del cliente dalla cella C5 e cerca i suoi dati nell'anagrafica clienti (foglio 👤 Clienti) per formattarli secondo il Template specificato.
Segnaposto disponibili per i clienti
Gli stessi segnaposto disponibili per l'azienda sono utilizzabili anche per i clienti:
{Ragione sociale},{Indirizzo},{Civico},{CAP},{Città},{Provincia},{Paese}{Partita IVA},{Codice fiscale},{Codice destinatario}{Email},{PEC},{Telefono},{Sito web}
Sincronizzazione con l'anagrafica
I dati del cliente vengono automaticamente recuperati dall'anagrafica in base al nome inserito nella cella C5.
Assicurati che il cliente sia presente nel foglio Clienti.
Se modifichi le intestazioni delle colonne nel foglio Clienti o nella sezione "Azienda" del foglio Impostazioni,
potresti dover aggiornare anche il nome del segnaposto corrispondente nella formula per mantenere la coerenza dei dati.
Formattazione del Template
All'interno del Template (tra le virgolette della formula) puoi utilizzare il punto e virgola ; per creare interruzioni di riga e organizzare meglio le informazioni.
Esempio:
"Prima riga; Seconda riga; Terza riga"
Diventa:
Prima riga Seconda riga Terza riga
Questo ti permette di strutturare i dati su più righe per una presentazione più chiara e professionale nel documento finale.
Consigli utili e avvertenze
Consigli per preventivi efficaci
- Note personalizzate: Utilizza la sezione Note in fondo al documento per specificare condizioni speciali o informazioni aggiuntive. Questo è il posto giusto per termini di consegna, garanzie, modalità operative, ecc.
- Anteprima sempre: Prima di inviare un documento al cliente, utilizza sempre l'anteprima di stampa (File → Stampa) per verificare l'aspetto finale. A volte le cose appaiono diverse su carta/PDF rispetto allo schermo
Avvertenze importanti
Validità fiscale dei documenti
I documenti generati dal foglio Preventivo (preventivi e fatture proforma) non sono documenti fiscalmente validi e non producono fattura elettronica automatica.
Sono strumenti commerciali utilissimi per presentare offerte ai clienti, ma quando devi emettere la fattura vera e propria, dovrai utilizzare il tuo sistema di fatturazione elettronica (come quello gratuito dell'Agenzia delle Entrate o altri servizi).
Il workflow completo preventivo → fattura
Ecco come si integra il foglio Preventivi nel flusso di lavoro completo:
- Crea il preventivo con il Template (veloce e professionale)
- Invia al cliente il PDF generato
- Cliente accetta l'offerta
- Emetti fattura elettronica tramite il sistema ufficiale (Agenzia Entrate o altro)
- Registra la fattura nel foglio Entrate del Template per tracciare pagamenti e contabilità
In questo modo sfrutti la velocità del Template per la parte commerciale e la conformità fiscale del sistema ufficiale per le fatture.